آلية إستقبال الشكاوى
- هذه الآلية لتيسير تقديم الشكوى من قبل المستفيد حيث يمكن تقديم الشكاوى لأسباب تعلق بأفعال أو قرارات يرى أن إدارة المعهد لم تنجح في القيام بها او اتخاذها او انه تم تنفيذها ولكن بطريقة غير صحيحة أو غير عادلة أو غير قانونية.
-يمكن لأي شخص تقديم شكوى بشرط أن تكون ضمن مجال عمل معهد عقاراتي للتدريب.
- عند تقديم الشكوى يرجى من صاحبها تعريف نفسه وتحديد موضوع الشكوى بوضوح وبيان ما يتوقع تحقيقه وتوفير معلومات مفصله وذات صله بالشكوى إذا كان ذلك ممكناً.
- يتم رفع الشكوى خلال عشرة أيام من حدوثها ولا تنظر في الشكاوى التي يتأخر رفعها.
- إرفاق أي مستندات أو بريد الكتروني وكل ما يتعلق بالشكوى من اثباتات.
- اطلاع الأفراد المعنيين «المدير العام» على الشكوى وتحديد مدى قابليتها.
- في حال قبول الشكوى يتم وضع إطار زمني واضح لحل المشكلة وفي الوقت نفسه تقوم بإخطار مقدم الشكوى بالموعد المتوقع عادة لتلقيه ردا رسميا.
- في حال رفض الشكوى يتم إبلاغ المستفيد بذلك مع إرفاق الأسباب.
- في حال ظل مقدم الشكوى غير راضي عن نتيجة الإجراءات المتعلقة بشكواه يمكن رفع شكوى تأكيدية أما فورية أو تقديم شكوى أخرى لجهة ذات سلطة أعلى لإدارة المعهد على الايميل التالي info@khit.sa ومدة الرد خلال 48 ساعة
- تعالج جميع الشكاوى بشكل سري.
( مدة معالجة الشكوى 48 ساعة )
- يحق للأفراد المعنيين إجراء تحقيقات او استعراض مدى الامتثال لتحديد درجة التزام الإدارة بالقواعد واللوائح والأحكام ذات الصلة مثل السياسات والمعايير.
تختلف معالجة الشكاوى باختلاف :
- نوع الشكوى ومدى تعقيدها.
- الإجراءات المتبعة.
- التقييم الأولي الذي يشير إلى ما إذا كانت هناك أسباب تبرر الشكوى.
- الحقائق التي أفصح عنها خلال عملية التقييم أو التحقيق.
يتخذ الافراد المعنيين القرار النهائي ويتم توثيق التوصيات وكتابة التقرير بشأن الشكوى ثم يتم ابلاغ صاحب الشكوى
